TILLSAMMANS GÖR VI JOBBET BÄTTRE

Utveckla era möten

Här hittar ni ett antal metoder för att träna kommunikationen i er arbetsgrupp. Det är övningar som hjälper er att förstärka de perspektiv ni behöver för att nå en balanserad kommunikation. Metoderna är främst avsedda för träning i grupper, men det finns även ett par övningar för dig som vill träna på egen hand. Den här sidan innehåller:

Om att träna balanserad kommunikation

Övningarna i detta avsnitt kan hjälpa er att utveckla kommunikationen i gruppen genom att stärka de olika perspektiven i balanserad kommunikation.
Tanken är att det ska vara lätt att jobba med övningarna under vanliga möten. Välj gärna övningar som känns roliga och enkla att börja med. De flesta övningarna är gruppövningar. Det finns även några parövningar och ett par individuella övningar i materialet.

Flera av övningarna är ganska lekfulla. Men syftet är på allvar: Att skapa bättre möten som bidrar till en bättre verksamhet och ett bättre arbetsklimat.

SA_PAMU_Illustration_06-F15400

  • Använd övningarna i en grupp som träffas regelbundet. Det kan vara en arbetsgrupp, ledningsgrupp, arbetsplatsträff, samverkansgrupp, projektgrupp eller liknande.
  • Övningarna förutsätter ett konkret samtalsämne. De kan med fördel användas på gruppens vanliga frågeställningar eller de mötespunkter som gruppen ändå ska prata om. Bestäm att ni under en del av mötet använder tid till att diskutera frågeställningen ni valt. På det sättet kan ni utveckla samtalen kring kärnfrågor i verksamheten under tiden som ni har arbetsmötet.
  • Det är viktigt att alla som deltar i mötet accepterar att ni använder övningarna och är beredda att ge uppgiften en chans.
  • Det är bra om ni planerar in lite tid under mötet, för att reflektera över vad ni lärde er och hur det blev skillnad i samtalet.

Tips och förberedelser

Förbered er helst genom att alla tittar igenom webbsidorna i förväg eller att någon presenterar modellen i gruppen. Material för presentationen finns på webben. Ni kan kanske se filmerna tillsammans. Flera av övningarna går också att prova utan så mycket förkunskaper. 

Är gruppen större än cirka tolv personer rekommenderar vi att ni delar upp er i mindre grupper så att alla kan vara delaktiga. 

Övningarna tar olika lång tid. Ett riktmärke är cirka 20-30 minuter per övning. I några övningar finns även tidsangivelser. Vissa övningar tar längre tid än andra. Prova er fram i urvalet och börja med att använda en eller ett par övningar åt gången. Övningarna som handlar om ett perspektiv är enklast att börja med. Övningarna som omfattar hela modellen kräver ofta lite mer tid.

SA_PAMU_Illustration_03-F15400

  • Förbered träningstillfället. Kanske behövs mer förankring eller genomgång av webbmaterialet innan ni sätter igång?
  • Titta igenom webbmaterialet i förväg och uppmuntra gärna gruppen att göra det också.
  • Tänk igenom vilken eller vilka övningar ni vill göra. Fråga gruppen, vad vill ni stärka hos er? Det kan vara något som ni redan är bra på och vill stärka eller något som inte fungerar så bra. Ni väljer!
  • Kanske har ni gjort testet av ert kommunikationsmönster och fått tips på vilka perspektiv som kan vara bra att stärka?
  • Ni kan formulera ert eget syfte och mål med träningen. Det gör det enklare att följa upp så småningom.
  • Planera hur lång tid ni kan och vill avsätta. Övningarna sker under mötestiden. Avsätt även tid för inledning samt avslutande dialog och reflektion. I vissa övningar finns tidsangivelser.
  • Skriv ut eventuellt material från webbsidorna, t ex om kommunikationsmodellen eller övningar.
  • Fundera över eventuell gruppindelning.
  • Hur ser det ut i lokalen? Går möbleringen att påverka, vill ni dela upp er i mindre konstellationer och sitta så att alla kan se och tala med varandra? Finns det en whiteboard? Går det att använda t ex IT, internet, kan ni ta upp webbverktyget via projektor? Kan ni se filmer om ni behöver?
  • Vilka andra hjälpmedel kan ni behöva ha tillhands, blädderblock, post-it lappar, papper, pennor?
  • Bestäm om och i så fall hur ni vill dokumentera resultat och lärdomar av övningen?
  • Så här kan ni lägga upp ert träningstillfälle:
    • Inled med att prata om upplägget.
    • Bjud in deltagarna i dialogen. Exempelvis genom att låta ordet gå laget runt så att alla kommer till tals och så att förväntningar och hur ni vill gå tillväga stäms av.
    • Genomför övningen under mötestiden.
    • Avsluta med en gemensam dialog: Hur gick det? Vad fungerade bra eller mindre bra? Vad tar ni med er? Gjorde det någon skillnad, på vilket sätt? Egna reflektionsfrågor?

När är balanserad kommunikation ett bra verktyg?
Övningarna är mest effektiva när ni diskuterar frågeställningar som handlar om utveckling och problemlösning, då det är viktigt att ta vara på olika åsikter och kunskaper. Till exempel när ni i gruppen diskuterar teman som att:

  • Utveckla någonting nytt.
  • Göra förbättringar eller förändringar i verksamheten.
  • Ta vara på nya möjligheter.
  • Använda enhetens resurser på bästa sätt.
  • Hitta bra lösningar på konkreta problem.
  • Förbättra samarbetet eller arbetsformerna.
  • Öka kvalitén eller möta olika krav från kunder/motsvarande.
  • Hantera gemensamma utmaningar.
  • Få arbetet att fungera smidigare.

Se övningarna som ett sätt att lära er tillsammans om hur ni kommunicerar. Balanserad Kommunikation är inte en quick fix eller en engångsdos. Ge det tid och prova stegvis olika övningar. Bra kommunikation kan ge ett lyft både när det gäller att lösa vardagliga frågor och hantera större utmaningar.

Kommunikationsövningarna är till särskilt stor hjälp när ambitionen är att påverka eller förbättra verksamheten. Och när nya idéer och engagemang som kommer upp i mötena, tas till vara och leder till praktisk handling.

 
När är balanserad kommunikation inte rätt verktyg?
Balanserad kommunikation är inte ett konfliktlösningsverktyg, utan ett sätt att utveckla möten så de blir mer effektiva och lärorika. Konflikter behöver lösas på annat sätt.

Rena informationsmöten är inte den bästa arenan för att träna Balanserad Kommunikation, det behövs utrymme för dialog. Om ett möte innehåller både informationspunkter och utvecklingsfrågor - lägg gärna informationen sist på mötet, inte först. Eller bocka av detta via mail i förväg. Envägsinformation i början av mötet kan dämpa samtalsklimatet.

 
Förklaring av begrepp som används
I övningarna används några begrepp, som kan behöva förklaras:

Med andra enheter menas avdelningar, samarbetspartners eller andra delar inom organisationen. Det kan vara ”systerenheter”, eller de avdelningar som tar emot era tjänster - nästa steg i kedjan. Det är de som berörs av det arbete som utförs inom er enhet.

Övningar för att stärka utforskandeperspektivet

BALKOM-samtalsklimat-2016_03_29_006(NEG)_SV

Övning 1: Ställ öppna frågor

Den här övningen syftar till att ta vara på kunskaper och erfarenheter som finns i gruppen. Den låter fler komma till tals under mötet och hjälper till att få fram olika perspektiv. Nyckelord: Fråga nyfiket, ställ öppna frågor.

Hur går övningen till?

Övningen handlar om att ställa fler öppna frågor under mötets gång. Med öppna frågor avses frågor som inte kan besvaras med ett enkelt ja, eller nej, frågor som kräver ett mer beskrivande och utförligt svar. Formulera frågorna utifrån frågeställningen ni diskuterar. Nedan finns några förslag på hur öppna frågor kan låta.

  • Vilka är våra erfarenheter kring det här?
  • Hur ser vi på den här frågan?
  • Vilka andra aspekter finns kring den här frågan?
  • Kan vi komma på några nya sätt att arbeta med detta?
  • Hur upplever vi att detta påverkar andra enheter?
  • Hur påverkas kunderna/motsvarande av det här?
  • Vad tycker vi själva om det här?

Avsluta med en gemensam reflektion

Hur gick det? Märkte vi någon skillnad när det ställdes fler öppna frågor under mötet? På vilket sätt märkte vi skillnad? Vad tar vi med oss från övningen?

Övning 2: Ställ följdfrågor till varandra

Den här övningen syftar till att få fram kunskaper och erfarenheter som finns ”under ytan”. När vi säger någonting ligger det ofta mycket tankar bakom, som vi inte sätter ord på. Övningen kan hjälpa gruppen att bättre förstå varandras arbete eftersom följdfrågor ofta leder till en naturlig diskussion som automatiskt inkluderar fler.

Hur går övningen till?

Kom ihåg att under mötets gång ställa följdfrågor när ni hör någonting som ni är nyfikna på. Lyssna uppmärksamt på svaret ni får och bekräfta att ni förstått.

Bra följdfrågor är till exempel:

  • Berätta mer!
  • Hur tänker ni/du här?
  • Utveckla det där lite till?
  • Har ni/du några förslag?

Avsluta med en gemensam reflektion

Hur gick det? Vilken skillnad blev det när fler följdfrågor ställdes, både för den som utforskade och för den som berättade? Hur upplevde vi övningen generellt?

Övning 3: Ställ följdfrågor till varandra (parövning)

Den här övningen syftar till att illustrera vikten av att ställa följdfrågor och bygger på gruppövningen med samma namn. Skillnaden är att ni här arbetar två och två.

Hur går övningen till?

Dela upp er två och två, och genomför stegen nedan. Det är bra om någon kan hålla tiden och säga till när det är dags att växla roll. Eller så använder ni ett alarm.

  1. A berättar och B lyssnar (2 minuter).

Person A berättar om någonting som intresserar honom/henne. Gärna något som rör arbetet och frågeställningen som diskuteras. Det går också att prova övningen och berätta om någonting annat som exempelvis en hobby.

Person B lyssnar uppmärksamt, men säger ingenting.

  1. A berättar och B ställer följdfrågor (3 minuter).

Person A berättar om samma tema igen. Den här gången ställer B intresserade följdfrågor och stickfrågor, utifrån vad ämnet handlar om. B ber A berätta mera, förklara och fördjupa.

Förslag på bra följdfrågor:

  • Berätta mer!
  • Hur tänker du här?
  • Förklara det där ytterligare?
  1. Byt roller och upprepa steg 1 och 2 så att B berättar och A lyssnar.

Avsluta med en gemensam reflektion

Reflektera tillsammans i hela gruppen. Hur gick det? Hur ändrades berättelserna när den som lyssnade också ställde utforskande, nyfikna frågor? Vilka lärdomar fick vi? Vad tar vi med oss från övningen?

Övning 4: Individuell övning

Övning för dig som vill träna utforskandeperspektivet på egen hand

Du kan själv tänka på att ställa fler öppna frågor och följdfrågor till kollegorna, för att ta reda på mer om hur de tänker. Hämta gärna inspiration från övningarna som tränar utforskandeperspektivet.

Det här kan du göra även om de andra i gruppen inte känner till Balanserad Kommunikation. Exempelvis om du vill prova hur du kan bidra till ett mer öppet samtalsklimat. Fundera efteråt på om du upplevde någon skillnad?

Övningar för att stärka ett positivt samtalsklimat

BALKOM-samtalsklimat-2016_03_29_002(NEG)_SV

Övning 1: Check-in. Vad engagerar er idag?

I alla verksamheter finns positiva och engagerande saker som är värda att lyfta. Dessutom har positiva formuleringar en tendens att smitta av sig. Den här övningen fungerar som en uppvärmning för att få igång en positiv stämning under mötet, något som kan göra hela mötet mer effektivt och lärorikt. Nyckelord: Uppmuntra och stärk varandra!

Hur går övningen till?

Inled mötet med att gå laget runt och låt var och en kort berätta om något roligt, intressant eller spännande som man har varit med om i arbetet, den senaste tiden. Stort som smått, eller något som man tycker har lett verksamheten framåt. Det behöver inte enbart handla om den egna arbetsplatsen utan kan även vara goda exempel från andra verksamheter.

Gå sedan vidare med mötet som planerat.

Avsluta med en gemensam reflektion

Strax innan mötet ska avslutas reflekterar ni tillsammans: Blev det någon skillnad under resten av mötet när vi startade med en positiv check-in? Vilken skillnad blev det? Hur upplevde vi den?

Övning 2: Återkoppla och uppmuntra

Den här övningen syftar till att förbättra balansen mellan positiva och negativa kommentarer under ett möte. Fler än man tror är vanligtvis positiva och intresserade av det som sägs, men sätter inte alltid ord på det. Däremot säger man oftare till när någonting är fel. Därför får kritik och invändningar i regel större utrymme än positiva kommentarer.

Hur går övningen till?

När ni ärligt tycker någonting som sägs under mötet är intressant eller bra, säg det! Den enklaste formen av uppmuntran kan uttryckas med en instämmande och stöttande nick. Eller så kan man formulera en hel tanke och bygga vidare på vad någon annan säger, till exempel: Det där som du sa var jätteintressant och jag kommer att tänka på att…

Fler förslag på enkel återkoppling som uppmuntrar kan vara att säga:

  • Bra tänkt!
  • Vad spännande!
  • Jag håller verkligen med!
  • Bra att det där kom upp!

I den här övningen är det viktigt att inte vara falskt positiv, det kan snarast försämra samtalsklimatet. Men man kan däremot behöva känna efter vad som egentligen är bra och förstärka det extra eftersom det som fungerar väl tas ofta för givet.

Avsluta med en gemensam reflektion

Hur upplevde vi mötet? Blev det någon skillnad när vi försökte ge stödjande återkoppling oftare? Vad gjorde skillnaden? Hur kändes det att ge återkopplingen? Vad tar vi med oss från den här övningen?

Övning 3: Lär av goda exempel

Den här övningen handlar om att ta upp någonting som fungerar riktigt bra i verksamheten och undersöka det gemensamt. Ofta utreder gruppen noga sådant som går fel. Men det finns en stor potential i att precis lika noga undersöka varför någonting går ovanligt bra.

Om man lär sig mer om varför olika saker fungerar bra, kan man föra med sig det till andra situationer. Och bygga vidare på de styrkor som redan finns i verksamheten. Här besvaras frågor som: Hur kommer det sig egentligen att just det här går bra? På vilket sätt är det bra? För vem? Och vad kan vi lära oss av det? Hur kan vi göra för att behålla och stärka det som fungerar bra?

Hur går övningen till?

  1. Tänk tillsammans på någonting som fungerar riktigt bra i verksamheten. Det kan vara en framgångsrik arbetsmetod, en del av verksamheten eller ett projekt med ovanligt bra resultat eller extra nöjda kunder. Eller andra goda exempel på när ni har lyckats i verksamheten.
  1. Diskutera hur det kommer sig att just det här har gått bra? Vilka är de bakomliggande anledningarna till att detta fungerade?

Vrid och vänd på alternativen och försök gemensamt att hitta så många förklaringar som möjligt. Skriv gärna upp förklaringarna på tavla/blädderblock och försök se hur olika förklaringar samspelar.

Förklaringen till att något fungerar extra bra kan se olika ut. Det kan till exempel bero på följande:

  • Arbetsorganisationen och bra arbetsformer.
  • Samarbetet och hur arbetsfördelningen ser ut.
  • Ledarskapet och hur medarbetare bidrar.
  • Att det är en bra idé, en verksamhet som efterfrågas.
  • Hur kompetens tas tillvara.
  • Extra smarta lösningar.
  • Stöd från andra enheter eller insatser utifrån.
  • Relationer med utomstående, uppdragsgivare eller andra intressenter.
  • Bra relationer med kunder/brukare.
  • Ni kanske har haft tur. Och i så fall på vilket sätt?

Avsluta med en gemensam reflektion

Vad lärde vi oss av diskussionen? Vilka styrkor och bra arbetssätt kan vi bygga vidare på? Kan vi föra över det goda exemplet till fler områden? Hur upplevde vi det att genomföra en positiv analys?

Övning 4: Överdriv det positiva samtalsklimatet

Syftet med övningen är att få uppleva hur det känns att få mycket stöd under ett möte. Positivt stöd skapar ofta ett samtalsklimat som gynnar nya idéer att komma fram och att man hittar smarta lösningar. Det är meningen att övningen ska upplevas som lekfull. Det här är också en övning som det kan vara bra att återkomma till då och då.

Övningen är inte lämplig om ni ska diskutera till exempel svårare konflikter då kan den kännas falsk.

Hur går övningen till?

Bestäm att ett par personer har till uppgift att, den närmaste halvtimmen, bara försöka hitta positiva sidor med det ni diskuterar och stötta olika inlägg med positiva kommentarer. Övningen ska vara lekfull, överdriv gärna.

Avsluta med en gemensam reflektion:

Hur gick mötet? Hur kändes det att få stöd? Hur kändes det att vara den som var extra positiv? Några andra effekter? Vad tar vi i gruppen med oss från övningen?

Övning 5: Individuell övning

För dig som vill träna Positivt samtalsklimat på egen hand

Du kan på egen hand testa att under mötet ge uppmuntrande återkoppling till olika kollegor och sätta ord på sådant du tycker är bra.

Bestäm dig för att ge uppmuntrande återkoppling cirka 2-3 gånger under mötet. Ta gärna inspiration av gruppövningen som stärker det Positiva samtalsklimatet: Återkoppla och uppmuntra.

Det här kan du göra även om inte andra i gruppen känner till Bättre möten. Exempelvis om du vill prova hur du kan bidra till att öppna upp samtalsklimatet och få fler att följa ditt exempel. Fundera efteråt vilken skillnad det blev? Hur togs återkopplingen emot?

Övningar för att stärka utifrånperspektivet

BALKOM-samtalsklimat-2016_03_29_003(NEG)_SV

Övning 1: Se verksamheten med kundens ögon

Övningen syftar till att träna på att se på verksamheten med kundens eller användarnas ögon. När det finns låsningar i kommunikationen beror det ganska ofta på att gruppen har blivit alltför fokuserad inåt och har fastnat vid hur man brukar arbeta. Nyckelord: Respekt för andra.

Hur går övningen till?

Bestäm att ni ska diskutera frågeställningen ni arbetar med, ur ett kundperspektiv (brukare, elever, patienter, klienter, användare, uppdragsgivare etc.)

Försök att i varje del av samtalet se på frågan med ”utifrån-ögon”. Hur ser kunderna på det här?

Om samtalet glider iväg åt ett annat håll är det bra om någon är ”ansvarig påminnare” och exempelvis säger: Men nu skulle vi se det här med kundens ögon.

Avsluta med en gemensam reflektion:

Hur gick det? Vilka erfarenheter fick vi genom att undersöka frågeställningen med kundens ögon? Gav det några nya insikter och i så fall vilka? Hur kan vi få användning av detta i den fortsatta utvecklingen?

Övning 2: Lär av omvärlden

Den här övningen syftar till att lära mer från omvärlden. Syftet är att vidga den egna kretsen så att omvärlden kommer närmare gruppen.

Hur går övningen till?

  1. Ta fram förslag

Låt mötesgruppen komma med förslag på vem/vilka ni kan träffa, besöka, bjuda in eller lära mer av. Kanske ni kan intervjua en kollega eller besöka en annan enhet? Kanske bjuda in kunder eller motsvarande till mötet? Eller gå på studiebesök hos samarbetspartners?

  1. Bestäm hur ni ska gå vidare för att lära er av andra:

Vem är ansvarig? Vad vill vi ha ut av besöket/träffen? När ska den äga rum? Hur ska vi sprida lärdomarna?

Återrapportering och gemensam reflektion

När aktiviteten är klar är det bra att sätta av mötestid så att deltagarna kan berätta om sina erfarenheter. Hur har det fungerat? Avsluta med gemensamma reflektioner och ställ frågor som: Vad kan vi lära av detta? Vad tar vi med oss av detta? Vad kan vi göra konkret med våra lärdomar? Hur var det att genomföra detta?

Övning 3: Se saken från den andra sidan

Denna övning syftar till att undersöka hur enheten påverkas av omvärlden utanför. Inte bara kunder eller motsvarande, utan många andra parter har intresse av att er verksamhet fungerar väl. Det är därför bra att synliggöra vilka önskemål som kommer från olika håll och hur de förhåller sig till varandra.

Hur går övningen till?

  1. Börja med att tillsammans lista alla intressenter som påverkar och påverkas av er verksamhet. Vrid och vänd så att ni kommer på så många som möjligt. Det kan exempelvis vara:
  • Kunder eller motsvarande (t ex brukare/klienter/elever/uppdragsgivare).
  • Andra avdelningar eller enheter och chefer eller medarbetare som arbetar där.
  • Ledning.
  • Facket.
  • Förtroendevalda.
  • Medborgare.
  • Samarbetspartners/organisationer som ni samverkar med.
  • Leverantörer.
  1. Ställ därefter följande frågor för varje intressent (x). Gärna laget runt under mötet om möjligt.
  • Hur ser x på detta?
  • Vad är viktigt för x?
  • Nämn några konkreta exempel på hur x berörs av vårt sätt att arbeta?
  • Vad kan vi göra för att bidra till ett bättre samarbete med x?
  1. Rita gärna upp de olika intressenterna på blädderblock/whiteboard och notera vad de vill ha av er. Kanske kan ni också se olika samband mellan dem?

Avsluta med en gemensam reflektion:

Summera diskussionerna. Vilka tankar får vi när vi ser de olika intressenterna? Vilka är viktigast i dagsläget? Vilka behöver vi prioritera? Hur kan vi göra det? Kan vi arbeta vidare med förbättringar utifrån de olika intressenterna? Hur upplevde vi övningarna? Vilken nytta kan vi ha av detta?

Övning 4: Individuell övning

För dig som vill träna utifrånperspektivet på egen hand

Du kan också på egen hand testa att föra in kundens (eller andra intressenters perspektiv) under mötet.  

Bestäm dig för att några gånger under mötet ställa frågor som ”om vi ser det här med kundens ögon” eller ”hur berörs andra avdelningars perspektiv”?

Ta gärna inspiration av övningarna ovan.

Det här kan du göra även om inte andra i gruppen känner till Bättre möten. Exempelvis om du vill prova hur du kan bidra till att gruppen blir mer utåtriktad och vill hjälpa till att gruppen tänker i nya banor. Fundera efteråt, vilken skillnad blev det? Ändrade samtalet riktning när utifrånperspektivet tillfördes?

Övningar för att stärka inifrånperspektivet

Inifrån-träning handlar om att ta vara på gruppens bästa förutsättningar, styrkor och lära känna sina svagheter. Samt att kunna lösa svårigheter och problem och komma vidare. Det handlar också om att lära sig att matcha uppdrag och verksamhet med gruppens kompetens. För att stärka inifrånperspektivet är det allra viktigast att komma ihåg att beakta gruppens/avdelningens/medarbetarnas behov av ha bra förutsättningar i arbetet. Det finns verksamheter där man gör allt för att ge bra service utåt och vill leva upp till kraven från omvärlden, men där man istället åsidosätter medarbetarna. Nyckelord: Respekt för oss själv.

BALKOM-samtalsklimat-2016_03_29_005(NEG)_SV

Övning 1: Se verksamheten inifrån

Denna övning syftar till att ni ska se på verksamheten från ert eget perspektiv.

Hur går övningen till?

Avsätt en viss tid under mötet till att diskutera den aktuella frågeställningen från ett inifrånperspektiv.

Försök att i varje del av samtalet se på frågan med ”inifrån-ögon”. Förslag på frågor att lyfta är:

  • Hur ser förutsättningarna ut att arbeta vidare med det här?
  • Har vi bemanning, resurser, möjligheter?
  • Tar vi vara på vår kompetens?
  • Vilket stöd behöver vi?
  • Hur kan vi känna så mycket glädje och energi som möjligt i arbetet?

Avsluta med en gemensam reflektion:

Vad tillförde det när vi undersökte frågeställningen inifrån, ur vårt eget perspektiv? Hur upplevde vi övningen? Vad lärde vi oss? Hur kan dessa lärdomar användas i vårt arbete?

Övning 2: Check-ut. Hur fungerar det för dig?

Den här övningen syftar till att kontrollera att inifrånperspektivet är beaktat också på individnivå.

Hur går övningen till?

Börja med att gå laget runt och låt varje deltagare komma till tals:

  • Hur fungerar det vi diskuterat för dig och dina närmaste kollegor/medarbetare?
  • Farhågor/förhoppningar, idéer, tankar eller vad som kommer upp?

Avsluta med en gemensam reflektion:

Hur upplevde vi övningen? Vad tillförde den? Vad tillförde detta gruppen? Vad lärde vi oss av varandra?

Övning 3: Bygg vidare på era styrkor

Syftet med den här övningen är att ge en grund för att kunna jämföra gruppens nuvarande styrkor med dess visioner eller målsättningar. Hur kan ni bygga vidare på det som är bra?

I alla verksamheter finns unika, viktiga styrkor. Det kan vara kompetens, bra personal, resurser, tekniskt kunnande eller ett gott anseende. Forskning visar att en effektiv väg till utveckling är att bygga vidare på det som fungerar väl, både för individer och för organisationer. Ofta är det en säkrare väg framåt än att ständigt brottas med sina svagheter.

Hur går övningen till?

Övningen görs i två steg där ni börjar med att inventera era viktigaste styrkor för att sedan gå vidare och fundera över framtiden. Diskutera och dokumentera era styrkor på tavla/blädderblock. Post it-lappar kan också vara ett bra hjälpmedel. Börja gärna med att dela in er i mindre diskussionsgrupper för att därefter samla upp resultatet i stor grupp.

  1. Inventera era viktiga styrkor och diskutera följande:
  • Vilka är våra styrkor?
  • Vad har vi för goda resurser, kompetens, vad är vi bra på?

Sammanfatta och dokumentera era styrkor på tavla/blädderblock.

  1. Fundera på framtiden och diskutera:
  • Var vill vi vara om något år?
  • Hur ser vi ut om 5 år?

Sammanfatta och dokumentera er framtidsvision på tavla/blädderblock.

Avsluta med en gemensam reflektion:

Hur matchar våra styrkor vår framtidsvision? Vilka styrkor kan vi bygga vidare på? Behöver vi ändra vår vision så att den matchar våra styrkor och i så fall hur? Hur kan vi bygga upp nya styrkor?

 

Övningar för att stärka berättandeperspektivet

Berättandeperspektivet är sällan riktigt svagt, eftersom det under möten alltid sker samtal och läggs fram åsikter, förslag eller idéer. Annars skulle ju alla sitta tysta. Däremot är det vanligt att delaktigheten är låg, det vill säga att det oftast bara är ett fåtal personer som talar. Nyckelord: Dela generöst!

BALKOM-samtalsklimat-B(NEG)_SV

Övning 1: Öka delaktigheten

Syftet med övningen är att öka delaktigheten genom att låta fler komma till tals. Detta är det viktigaste tricket för att stärka berättandeperspektivet. Och det i sin tur kan man åstadkomma genom att ställa uppmuntrande frågor, som får fler att vilja delta.

Hur går övningen till?

Kom överens om att ta ett gemensamt ansvar för att göra alla delaktiga under hela mötet. Hjälp varandra att komma till tals genom att be om input och tankar. Kom även överens om vilka spelregler som ska gälla under mötet.

Förslag på spelregler:

  • Se till att alla ställer frågor till alla under mötet.
  • Be om input från den som inte sagt något.
  • Be om input från den som har annan kompetens eller annan bakgrund.
  • Be om input för att ni vill veta, inte bara för formens skull.
  • Ställ alltid frågorna på ett stödjande sätt. Ställ inte varandra mot väggen.

Avsluta med en gemensam reflektion:

Hur gick det? Vilka kunskaper och erfarenheter fick vi fram? Vilken skillnad upplever vi jämfört med hur vi vanligtvis pratar om dessa frågor? Andra effekter? Hur tar vi hand om det vi fick fram i övningen?

Tips! När ni diskuterar en fråga, gå laget runt tills alla har sagt sin mening. Ställ följande frågor: Har vi glömt något? Finns det någon annan viktig information här? Har vi kunskaper som kan bidra till en viss frågeställning?

Övning 2: Alla kunskaper på bordet

Syftet med övningen är att samla in så mycket kunskap och erfarenheter som möjligt kring en aktuell frågeställning, problemställning, utmaning eller ett utvecklingsarbete som gruppen står inför. Om det som diskuteras är komplicerat är det extra viktigt att få fram fakta och information av många olika slag.

Hur går övningen till?

Avsätt en del av mötestiden till att inventera era kunskaper om frågeställningen.

Här är några förslag på kunskapsfrågor:

  • Är det någon som har läst något om detta?
  • Har vi fakta som är bra att ta vara på?
  • Vilka idéer har vi inom gruppen om detta?
  • Är det någon som känner någon som kan mer om detta?
  • Vilken ytterligare information behöver vi?
  • Har vi glömt något?

 

Övningar som stärker samtliga perspektiv

BALKOM-samtalsklimat-2016_03_029_001(NEG)_SV

Övning 1: Rollspel

Syftet med övningen är att alla i gruppen får prova på att leva sig in de olika perspektiven. Tanken är att övningen ska vara lekfull. Det är roligt att testa olika sätt att agera och rollspelet kan också bidra till nya idéer som kanske annars inte hade kommit fram. Om ni gör övningen flera gånger, byt gärna perspektiv så att deltagarna får möjlighet att prova olika roller.

Tips! Titta gärna på filmen innan ni börjar. Det är en bra förberedelse inför övningen. Klicka här för att se filmen.

Hur går övningen till?

Välj vilken frågeställning som ska diskuteras. Ta gärna en fråga som inte är för omfattande utan tar cirka 30 minuter att samtala om.
Under diskussionen ska varje mötesdeltagarna agera i en roll som representerar ett av perspektiven: Inifrån, Utifrån, Utforskande och Berättande eller ett Positivt samtalsklimat. Låt var och en välja vilken roll de vill prova på. Om gruppen är stor kan flera deltagare välja samma perspektiv.

Under samtalet tar alla ansvar för att hans eller hennes perspektiv kommer med i dialogen på följande sätt:
Utforskandeperspektivet ställer öppna frågor och följdfrågor.
Berättandeperspektivet tar extra ansvar för delaktighet och kunskaps-input.
Inifrånperspektivet ser till gruppens eller medarbetarnas intresse, och att de får goda förutsättningar för arbetet.
Utifrånperspektivet ser till att inkludera omvärlden: Kunder, andra enheter, utomstående intressenter etc.
Positivt samtalsklimat tar extra ansvar för att stödja och uppmuntra.

Avsluta med en gemensam reflektion.
Hur gick det? Hur påverkades dialogen? Vad lärde vi oss? Hur drar vi nytta av detta i fortsättningen?

Övning 2: Vrid och vänd på en fråga

Syftet med den här övningen är att frågeställningen som diskuteras blir genomlyst ur alla fem perspektiv.

Hur går övningen till?

  1. Välj vilken frågeställning som ska diskuteras.
  2. Värm upp genom att samtala fritt i cirka 10-15 minuter. Försök ringa in ämnet och viktiga aspekter kring frågeställningen.
  3. Gå laget runt och låt alla säga någonting med utgångspunkt från utforskandeperspektivet.
  4. Gå därefter ett varv till och låt alla säga någonting med utgångspunkt från berättandeperspektivet. Fortsätt vidare tills ni har beaktat samtliga perspektiv (ett varv bland mötesdeltagarna för varje perspektiv). Om ni tycker att det förenklar kan ni hålla upp en skylt som visar vilket perspektiv som är aktuellt.

Använd gärna följande underlag som stöd när ni vrider och vänder på frågan:

Utforskande: Vad vill vi ta reda på om frågeställningen vi diskuterar? Vilka frågor vill vi ställa?

Berättande: Vilken input har vi i form av kunskaper, information eller erfarenheter?

Inifrån: Vad behöver beaktas om vi ser frågeställningen inifrån verksamheten och medarbetarna?

Utifrån: Vad behöver vi tänka på om vi ser frågeställningen utifrån våra kunder eller andra viktiga intressenter i omvärlden?

Positivt samtalsklimat:

  1. Vilka invändningar, kritik eller farhågor vill vi väcka, som kan vara till hjälp för frågeställningen?
  2. Vilka styrkor, möjligheter, fördelar ser vi med det som diskuteras?
  3. Vad gör oss glada, nyfikna, intresserade och engagerade?

Tips! Låt en person bevaka att alla deltagare belyser alla perspektiv, och att ingen kommer på avvägar. Det kan också vara värdefullt att låta en person anteckna de punkter som kommer upp. Dessa anteckningar kan vara användbara i det fortsatta arbetet med frågeställningen.

Avsluta med gemensam reflektion:

Hur upplevde vi övningen? Vad lärde vi oss? Hur går vi vidare med de tankar som kom upp? Förslag på hur vi arbetar vidare med denna fråga nästa gång?

Övning 3: Träna din sämsta sida

I många grupper hamnar deltagarna i en viss roll. Någon är kanske bra på att föra kundens talan, en annan tänker på enhetens bästa. En tredje ställer kanske ofta frågor eller uppmuntrar andra, medan en fjärde är extra bra på att framföra sina kunskaper och åsikter.

Balanserad kommunikation uppmuntrar alla till att behärska samtliga perspektiv, istället för att stanna i en viss roll.

Den här lekfulla övningen syftar till att ni får prova de perspektiv som normalt inte känns mest naturliga. Övningen ska främst stärka gruppen men ofta lär sig var och en också något om sig själv.

Hur går övningen till?

  1. Välj vilken frågeställning som ska diskuteras.
  2. Var och en funderar en stund kring vilket perspektiv man behöver träna på, det vill säga ett perspektiv man själv tycker att man sällan bidrar med under möten?
  3. Berätta inte för varandra vilket perspektiv ni väljer, det här är en överenskommelse man gör med sig själv.
  4. Diskutera under cirka 30 minuter. Under samtalet tar var och en ansvar för det perspektiv man har valt. Det vill säga att agera i en roll man är mer ovan att befinna sig i.

Avsluta med gemensam reflektion:

Hur gick det? Hur kändes det för varje person? Vad gav övningen? Om vi jämför med hur vi vanligen tar oss an den här typen av frågor, vilken skillnad märktes när någon tog en mer ovan roll i diskussionen? Vad lärde vi oss? Vilka nya idéer eller nya kunskaper kom upp kring frågan? Hur tar vi vara på dessa?

Övning 4: Träna med observatör

Syftet med den här övningen är att gruppens kommunikationsmönster synliggörs med hjälp av en observatör. Observatören deltar inte själv i diskussionen, utan lyssnar istället efter balansen mellan de olika perspektiven och efter det Positiva samtalsklimatet.

Hur går övningen till?

  1. Kom överens om vem som ska vara observatör. Det är värdefullt att turas om att observera eftersom det är ett bra sätt att träna sig i Balanserad Kommunikation.
  2. Välj vilken frågeställning som ska diskuteras och bestäm hur länge ni ska samtala, exempelvis i 30 minuter.
  3. Samtala fritt kring frågeställningen. Tänk på att försöka få med alla perspektiven. Samtidigt är det viktigt att ni inte fastnar utan kommer vidare i diskussionen.
  4. Efter diskussionen ger observatören återkoppling till gruppen och berättar vilken bild han eller hon har fått.
  5. Avslutningsvis reflekterar ni tillsammans i gruppen över observatörens återkoppling. Ställ gärna frågor som: Känner vi igen oss? På vilket sätt? Vilka tankar kommer upp? Vad tar vi med oss från övningen?

Tips! Det är ingen idé att argumentera kring om resultaten är korrekta eller inte eftersom man kan se på saken på olika sätt.

Vad är nästa steg?

Diskutera gärna i gruppen hur ni vill gå vidare utifrån de lärdomar ni gjort. Vill ni träna mer på något av perspektiven nästa gång? I så fall vilket?

Fortsätt gärna att botanisera bland övningarna som tränar er på Balanserad Kommunikation.

Instruktioner till dig som är observatör
Lyssna efter de olika perspektiven. I vilken utsträckning förekommer de under samtalet? Använd gärna vårt enkla formulär för observationer som kan laddas ned här. Markera med ett streck i respektive ruta i formuläret varje gång du uppfattar att ett perspektiv användas. Klicka här för att ladda ner formuläret (pdf).

Du kanske kommer att märka följande:

  • Att det inte är enkelt att veta vad som är vad. Ibland handlar ett inlägg om flera saker samtidigt. Det är helt ok, sätt gärna streck i flera fält samtidigt.
  • Det blir snabbt en viss övervikt i fältet Berättande. Det är normalt, att berätta tar ofta mer utrymme än att exempelvis fråga.
  • Du undrar om du kan lita på din bedömning. Det kan du, men var noga med att komma överens i gruppen om att observationen är ett inspel i samtalet, en grund för att lära. Det är inte en statistisk metod. Om ni har möjlighet kan ni testa att ha två observatörer. Det är då sannolikt att båda kommer att se ganska likartade mönster, men med några skillnader.

Tips när du ska ge återkoppling till gruppen:

  • Berätta för gruppen om det mönster du tycker dig se.
  • Betona gärna vilka styrkor du ser i kommunikationen.
  • Berätta också om du ser att något fält är svagare.
  • Ge gärna exempel på sekvenser där kommunikationen flöt på bra, där det ”lossnade”. Vad hände där?
  • Viktigt: Peka aldrig ut att någon har gjort fel.

Övning 5: Ta med modellen till ett möte

Syftet med den här övningen är att påminna om kommunikationsmodellen genom att enkelt ha den till hands inför ett möte.

Hur går övningen till?

  1. Skriv ut en bild på modellen som visar alla perspektiv och ta med till mötet. Sätt upp den på väggen eller lägg den på mötesbordet. Klicka här för att skriva ut bilden.
  1. Börja med att repetera perspektiven för mötesdeltagarna. Kom överens om att alla ska hjälpas åt att försöka få med samtliga perspektiv när ni diskuterar frågeställningen.

Avsluta med gemensam reflektion:

Hur gick mötet? Hur fungerade det att påminnas om perspektiven under mötet? Kom alla perspektiven med i dialogen? Vilken skillnad upplevde vi jämfört med hur vi vanligen kommunicerar under möten?