TILLSAMMANS GÖR VI JOBBET BÄTTRE

Teori om möten

När människor möts i ett rum för ett gemensamt samtal händer en rad olika saker, och vilket resultat mötet ger handlar mycket om förberedelser. I det här avsnittet kan du lära dig mer om mekanismerna bakom mötet och hur en grupp kan utveckla en god möteskommunikation. Ett positivt mötesklimat bidrar till ökad energi, delaktighet och effektivitet inom gruppen och kan dessutom utveckla arbetsmiljön och verksamheten i stort.

Förbättra era möten

Med rätt förutsättningar kan era möten utveckla er som individer och yrkespersoner.  Filmen ger exempel på vad som kännetecknar bra möten, tips på hur ni skapar bra mötesrutiner samt lyfter fram nytta med god möteskommunikation.

Mötets syfte

För att få det mesta ut ur mötestiden och alla som deltar i mötet behöver syftet definieras. Många gånger är det en blandning av olika syften. Några vanliga syften:

  • Kunskapsinsamling för att inventera och sammanställa idéer och åsikter.
  • Förankring för att skapa delaktighet och en möjlighet för alla att säga sitt.
  • Grupp- eller relationsutveckling för att lyssna på och lära känna varandras åsikter.
  • Lärande och upptäckande för att bygga sammanhang och samtala om det verksamhetsövergripande.
  • Meningsskapande för att relatera olika frågor till verksamhetens övergripande syfte.
  • Kreativitet och problemlösning för att generera nya idéer och lösa problem.
  • Legitimitetsskapande för att ge trygghet i att man följer normal organisationspraxis.

Olika mötestyper

Avdelningsmöte, samverkansmöte, ledningsgruppsmöte, veckomöte och planeringsmöte är bara några exempel på vad ett möte kan kallas. Gemensamt för dem är att ni träffas utan att ha andra arbetsuppgifter för händerna.

Enligt forskningen finns det tre huvudtyper av möten:

1. Arbetsmöten

Arbetsmöten hålls när gruppen behöver träffas för att fatta beslut och få saker gjorda. De fungerar också som ett forum för informations- och idéutbyte. Den här typen av möten tydliggör gruppens gemensamma uppgifter och mål, vilket skapar engagemang. Arbetsmöten ger dessutom mötesledaren en möjlighet att samla sin grupp och utöva sitt ledarskap.

2. Relationsmöten

Relationsmötet definierar gruppen och skapar samhörighet. Förutom att visa vilka som tillhör den ger mötet också grupper som arbetar utspritt en möjlighet att träffas och få känslan av att de arbetar tillsammans mot samma mål. Vanligtvis heter de något annat än relationsmöten, eftersom det inte brukar vara helt legitimt att bara ha relationsbyggande som enda syfte.

3. Utvecklingsmöten

Utvecklingsmöten samlar gruppen för att utforska framtiden, lära sig tillsammans eller lösa ett gemensamt problem. De bidrar till gruppens kunskapsbank, vilket i sin tur bidrar till organisationens framtida utveckling.

Råd till dig som leder mötet

  • Upprätta mötesrutiner och regler i samråd med gruppen. Definiera vad som gäller före, under och efter mötet.
  • Förbered dig. Ta gärna hjälp av Exempel på förberedelser på mötet.
  • Kliv tillbaka och låt de andra i gruppen få utrymme i dialogen ibland.
  • Kliv fram och håll i mötesformen, bidra med ditt perspektiv och kommunicera.
  • Bjud in och uppmuntra till dialog, så att alla i gruppen är aktiva, lyssnar och blir lyssnade till. Använd olika dialogformer.
  • Variera mellan att vara aktiv, passiv, lyssna och ställa frågor.
  • Fundera på om mötets syfte och form hänger ihop.
  • Variera mötet enligt Mötets pedagogik

Råd till dig som deltar i mötet

  • Kom förberedd. Bidra till agendan, följ mötesrutinerna, läs på i förväg och förbered dig på frågor som kräver det.
  • Var aktiv genom att bidra med ditt perspektiv, delta i dialogen och uppmuntra dina kollegor att göra detsamma.
  • Tänk på att alla är lika viktiga och bidrar till att uppnå mötets syften och mål.
  • Utforska genom att ställa frågor och följdfrågor, så att alla viktiga aspekter kommer fram.
  • Bjud in dem som är tysta och hjälp varandra att komma till tals.
  • Ta initiativ till nya arbetssätt.

Trösklar för god möteskommunikation

Beroende på kvaliteten på möten har olika människor olika bilder av möten. Trösklarna för god möteskommunikation kan vara:

  • Brist på kunskap om former för kommunikation och dialog.
  • Brist på tid.
  • Problem med att hitta verktyg som fungerar som stöd för att utveckla samtal.
  • Att personliga värderingar kring kommunikation kan vara ett känsligt ämne.
  • Olika personligheter med olika beteenden i möten.

Fördjupningsmaterial

Bra kommunikation kan göra nytta i organisationen på flera olika sätt. Den kan främja gruppens effektivitet och produktivitet, liksom bidra till innovation och utveckling i organisationen. Bra kommunikation är också viktigt för kunskapsöverföring mellan individer. Dessutom kan god kommunikation stärka den psykosociala arbetsmiljön.

Ökad produktivitet och effektivitet
Att sprida kunskap om händelser inom organisationen och diskutera igenom förändringar bidrar till ökad produktivitet och minskad oro. Det främjar också produktiviteten att diskutera igenom målsättningar och uppnådda resultat, eftersom det ökar fokuseringen. Exempel på sådant som bidrar till ökad effektivitet är att undersöka hur ni undviker dubbelarbete genom koordinering eller se till att fånga upp sådant som annars kan falla mellan stolarna.
Gruppens kommunikation påverkar också kunder, klienter, brukare och andra intressenter. Ju bättre synkroniserad en arbetsenhet är desto mer underlättar det i kontakterna med omvärlden.

Innovation och utveckling
Många möten syftar till att hitta möjligheter till förbättringar, utveckling och innovation. God dialog, förmåga att generera idéer samt kunskap om förutsättningslösa samtal och möjlighet att se olika aspekter av ett problem behövs för att lyckas. För att så många som möjligt med olika erfarenheter och på olika positioner i organisationer ska kunna bidra arbetar man ofta med brainstorming, scenarios och problemidentifiering, vilket genererar förslag och möjligheter.

Lärande och kunskapsinhämtning/kunskapsspridning
I många organisationer är kunskap den viktigaste resursen. Lärande är också förutsättningen för att bli bättre i arbetet, och för att arbetet ska vara roligt och bidra till personlig utveckling. Bäst lär sig människor i ett känslomässigt positivt klimat där de känner tillit och kan vara generösa med kunskap istället för att bevaka revir. Bra kommunikation är därmed viktigt för gruppens kunskapsöverföring och gemensamma lärande.

Bättre psykosocial arbetsmiljö
Att ha bra relationer till kollegorna är viktigt för både fysisk och psykisk hälsa. På så sätt blir bra kommunikation en väg till god psykosocial arbetsmiljö.

Poddradio om Bättre möten i praktiken (16 min)

_D6B4995_square_webb300x300-birgitta-sodergren-fotograf-richard-erikssonLyssna på när forskarna Fredrik Molin och Birgitta Södergren berättar om verktyget Bättre möten och hur det används i praktiken. I podden berörs även vad du själv som ledare och medarbetare kan göra för att skapa bättre dialog under ett möte.