Till dig som mötesledare
Allt du behöver veta om Bättre möten
Planera Bättre möten
Här finns förslag på hur du som mötesledare kan använda Bättre möten med din grupp.
I verktyget kan grupper på ett enkelt sätt använda sig av den forskningsbaserade modellen för bättre möten. Modellen består av fem perspektiv som behöver samspela i ett samtal. Med bra kommunikation kan ni bli mer kreativa och få saker gjorda med hög delaktighet från alla!
På den här sidan får du också tips för att skapa tydliga ramar för möten – exempelvis hur du kan variera formen för mötet för att få bra samtal i gruppen.
TIDSÅTGÅNG
Varje aktivitet i verktyget är fristående. Det gör att ni kan lägga upp arbetet på det sätt som passar er verksamhet. Tidsåtgång anges för varje aktivitet och varierar mellan 10–30 minuter. Ni hittar aktiviteterna i verktygets delar ”Starta” och ”Fortsätt”.
Det finns aktiviteter som introducerar modellen och aktiviteter där ni får stöd att träna på perspektiven i era möten. Planera mötet som ni brukar med era vanliga mötespunkter. Se till att mötet innehåller delar där gruppen samtalar med varandra. Tips på framgångsfaktorer för möten finns längre ner på sidan.
Utöver gruppaktiviteter finns ett forskningsbaserat test som visar gruppens egna samtalsmönster. Räkna med 20-30 minuter för att prata om resultatet med gruppen.
BÖRJA SÅ HÄR
Få koll på modellen. Se filmen “Fem perspektiv för bättre möten” tillsammans och prata om hur era möten fungerar. Förbered gruppen på att ni kommer avsätta tid under några möten framöver för att undersöka och arbeta med er kommunikation.
Få en bild av nuläget. Gör det forskningsbaserade testet om gruppens kommunikation. De enskilda svaren är anonyma, men gruppen får ett sammanställt resultat som används som diskussionsunderlag. Känner gruppen igen sig? Vad tänker gruppen om sitt samtalsmönster? Mer information om hur testet skickas ut och besvaras finns längre ner på sidan.
Använd modellen. Välj ut en eller flera aktiviteter för att testa modellen i era vanliga möten.
Verktyget fungerar bäst i Chrome, Edge och Safari. Observera att enkätfunktionen inte stöds i Internet Explorer.
UTVECKLA
Fortsätt att påminna om modellen. I verktyget finns många aktiviteter att välja på som gör att ni kan arbeta med modellen över tid. Gå igenom verktyget och se vilka som skulle passa er.
Ni kan exempelvis fokusera på ett perspektiv i taget. Kanske visade testet att ni behöver stärka något av perspektiven lite extra? Då kan ni börja med det perspektivet. Om ni inte gjort testet går det ändå bra att genomföra gruppaktiviteterna.
Regelbunden kommunikationsträning bidrar till effektivare möten och bättre arbetsmiljö.
Fem perspektiv för bättre möten
Filmen beskriver hur de olika perspektiven bildar ett samtalsmönster och hur de samspelar och fungerar i praktiken vid möten. Filmen med reflektionsstöd ingår även i en introduktionsaktivitet för gruppen. Förbered dig genom att själv titta igenom filmen för att få koll på perspektiven innan ni i gruppen tittar på den tillsammans.
Verktygets delar
Grundläggande för möten
Alla mötesdeltagare har ett ansvar för att bidra till bra möten. Som väl förberedd mötesledare kan du påverka ramarna för mötet. Bra mötesförberedelser med tydligt syfte, mål och agenda skapar trygghet för deltagarna. Här finns flera grundläggande framgångsfaktorer för alla möten.
Bestäm vad som gäller före, under och efter möten. Stäm av efter en tid att ni följer det ni kommit överens om.
Ett sätt att dokumentera vad ni kommit överens om är att göra ett samtalskontrakt där ni sammanfattar det viktigaste i några punkter.
Tänk igenom syfte och mål med mötet, bjud in i god tid och se till att gruppen hinner ta del av underlag som behövs. Gör en agenda.
Förbered också lokalen ni ska vara i eller ert digitala mötesrum. Testa vid behov tekniken innan mötet så att ljud, uppkoppling, bild och film fungerar.
Alla mötesdeltagare läser på i förväg och förbereder de frågor som kräver det. Fundera på vad du själv vill få ut av mötet och vad du kan bidra med.
Mötesledaren inleder, driver samtalet och sammanfattar mötet. Ta vid behov hjälp av någon som antecknar, håller tider och ser till att ni tar pauser.
Låt alla i gruppen få utrymme i dialogen. Lyssna aktivt genom att ställa frågor och uppmuntra varandra.
Alla är viktiga och bidrar med sitt perspektiv. Det ger energi till gruppen och möjligheter att möta problem och hitta nya lösningar i verksamheten.
Olika format för anteckningar är handlingsplaner, minnesanteckningar eller protokoll. Turas gärna om att anteckna.
Följ upp vad ni gjort sedan förra mötet. Använd gärna era anteckningar eller handlingsplaner som hjälp för att stämma av läget.
Mötesformer för dialog
Med enkla metoder kan man sätta tonen för ett möte. Och för känslan som deltagarna bär med sig in och ur ett möte. Här får du tips på mötesformer som ger hög aktivitet och delaktighet och som hjälper dig som mötesledare att få struktur på mötet.
För att skapa trygghet och gemensamma förväntningar på mötet är inledningen värd att lägga tid på. Berätta om förutsättningarna för mötet: Agenda, syfte och mål samt förväntningar på gruppens bidrag i mötet. Här har du också möjlighet att fånga upp deltagarnas förväntningar!
Lämna några minuter för att avsluta mötet. Sammanfatta det som sagts och tydliggör om något ska utföras och av vem till nästa möte.
Det enklaste sättet att aktivera alla deltagare är bikupor. Två och två eller tre och tre sätter man sig och ”surrar” en stund runt en fråga. Som mötesledare kan du sedan bryta samtalen i bikuporna och fråga om någon vill dela med sig av det man pratat om.
Känslan av trygghet som skapas i den lilla gruppen kan även fungera som stöd när man sedan ska agera i den stora gruppen.
En grundförutsättning för hög delaktighet är att det finns utrymme för alla deltagare att komma till tals. En runda betyder att deltagarna får ordet en i taget. Låt talordningen vara fri men låt alla få ordet. Den som talar får tala till punkt innan nästa tar vid. Övriga lyssnar.
En kort runda kan exempelvis inleda ett möte: Beskriv era förväntningar på mötet med en mening. Vad är du glad över just nu? Vilken känsla går du in i mötet med? En runda kan också avsluta ett möte: Vad tar du med dig från mötet? Vad ser du fram emot och vad är veckans eller dagens utmaning?
Få ny dynamik i rummet genom att göra fysiska förändringar i rummet. Låt exempelvis deltagarna få andra platser än de är vana vid för att skapa nya samtal. Du kan exempelvis placera bord i öar eller lägga ut deltagarnas namnbrickor i förväg.
Du kan också slumpa grupper genom lottning eller att de själva delar in sig i grupper efter givna regler. Exempelvis att de ska söka upp tre personer som man inte arbetat så mycket med tidigare.
Det går att skapa delaktighet även i digitala rum. Här är några tips!
- Förbered digitala rum för gruppdiskussioner. Förbered någon i varje grupp på att ta anteckningar och dela med sig i storgrupp.
- Använd chatten och en moderator för diskussioner.
- Använd program om ni har tillgång till sådana för att arbeta samtidigt i olika dokument.
- Ha korta möten och fler istället för få och långa. Då blir det lättare att fokusera.
En person i taget redovisar muntligt för de andra – passar i mindre och trygga grupperingar.
Grupperna redovisar bara det som inte tidigare grupper tagit upp. Fördelen är ett mer aktivt lyssnande och färre upprepningar.
Grupperna redovisar skriftligt på papper som sätts upp i rummet och resultatet kan jämföras och även sparas för dokumentation.
Ha gärna en vernissage där deltagarna går runt och tar del av innehållet. Metoden passar bra när grupperna som ska redovisa är många.
Bilda nya smågrupper med en representant från varje smågrupp och låt dem redovisa för varandra. En metod som skapar högre grad av aktivitet och ansvarstagande i grupperna.
Testa gruppens samtalsmönster
Ta reda på mer om gruppens samtalsmönster och ta temperaturen på samtalsklimatet med det forskningsbaserade testet i Bättre möten.
Testet passar bäst i grupper som träffas regelbundet exempelvis arbetsgrupper, projektgrupper, ledningsgrupper eller samverkansgrupper.
Frågeformuläret består av 22 frågor och besvaras individuellt. För att kunna genomföra testet krävs att minst 4 personer besvarar frågorna. Den som skapat enkäten får då tillgång till ett gruppresultat, men kan inte se varje individs svar. Enkäten tar ca 5-10 minuter att besvara.
Resultatet av enkäten ger en nulägesbild och sammanställs visuellt i en kort presentation som kan visas för gruppen. Resultatet ger också en uppfattning om vad ni behöver öva på för att stärka kommunikationen. Använd resultatet som ett underlag för dialog om hur ni pratar med varandra. Det är viktigt att aldrig jämföra resultatet med andra gruppers resultat. Alla grupper har sina egna styrkor och svagheter.
Testet kan med fördel genomföras systematiskt med några månaders mellanrum exempelvis innan och efter kommunikationsträning. Samtalsmönstret kan variera över tid och påverkas av händelser i gruppen eller organisationen. Det är helt i sin ordning. I verktyget finns många gruppaktiviteter att välja på för att träna på perspektiven direkt i era möten.
För att skapa en enkät behöver du ha ett konto och vara inloggad på Min sida. Du loggar enklast in genom att klicka på knappen ”Skapa enkät”. När du har ett konto och är inloggad går du tillbaka till den här sidan på Bättre Möten och klickar på ”Skapa enkät”, då kommer du direkt till platsen där du administrerar enkäten. Läs om hur Suntarbetsliv hanterar personuppgifter i integritetspolicyn.
Exempel på enkätresultat
