TILLSAMMANS GÖR VI JOBBET BÄTTRE

Kom igång med Bättre möten

Undrar du i vilken ände du ska börja med Bättre möten? Är du osäker på om verktyget är möjligt att använda på er grupp? Eller vill du veta vilken teknik du behöver ha för att allt ska funka? Här hittar du svaren på de frågor som kan infinna sig innan ni sätter igång.

Vad är Bättre möten?

Bättre möten är Suntarbetslivs digitala verktyg som finns tillgängligt via dator, läsplatta och mobil.

Verktyget är utformat för arbetsgrupper som vill utveckla sin möteskommunikation och innehåller introduktion, en teoridel om kommunikation och en om möten, test samt praktiska övningar kring möten.

Det bygger på forskning som visar att god kommunikation kräver balans mellan fyra olika perspektiv som hänger ihop parvis. Dessutom behövs ett positivt samtalsklimat.

BALKOM-samtalsklimat_001_OL

Varför använda Bättre möten?

En balanserad kommunikation bidrar till ett kreativt mötesklimat med mer energi, delaktighet och effektivitet. I förlängningen leder det till att verksamheten och arbetsmiljön utvecklas.

Det går att träna balanserad kommunikation. Forskningen visar ett positivt samband mellan träning och välbefinnande, stämning, rolltydlighet, socialt stöd och engagemang. Även lärandet i grupper påverkades positivt.

SA_PAMU_Illustration_03-01BE99

För vem finns Bättre möten?

Bättre möten har utvecklats för chefer, skyddsombud och arbetsgrupper som jobbar inom kommuner, landsting, regioner eller Pactaföretag och som träffas regelbundet.

SA_PAMU_Illustration_06-01BE99

Hur används Bättre möten?

Bättre möten används främst i grupp vid ordinarie möten, men kan också användas individuellt. Ett sätt att komma igång är att börja med en övning som verkar intressant. Ett annat är gå igenom modulerna stegvis:

SA_PAMU_Illustration_01-01BE99

Hur testar vi vår kommunikation?

I verktyget ingår tester där ni kan undersöka hur ni upplever kvaliteten på era möten och hur ert kommunikationsmönster ser ut.

Enkäterna resulterar i ett svar som ni kan använda som underlag när ni i nästa steg gör övningar som kan hjälpa er att utveckla era möten.

SA_Illustration_10

Hur kan vi jobba med gruppenkäterna?

1. Förbered

Ha en dialog och ta beslut om:

  • Syfte och mål
  • Välj en av enkäterna (eller båda)
  • När ni vill genomföra enkätundersökningen
  • Om ni behöver ha en viss svarstid eller om ni vill genomföra enkäten vid sittande möte
  • När ni vill arbeta med resultaten
  • Hur ni vill arbeta med resultaten
  • Att utse er enkätadministratör

 

1. Förbered

Enkätadministratören förbereder:

Genom att skapa en gruppenkät för testerna kan du bjuda in kollegor. Administratören skapar ett konto och är den som kan lägga till eller ta bort e-postadresser till de som ska medverka i testet. På ”Min sida” sparas resultatet av alla tester som du administrerar. Som administratör kan du återvända till sidan ”Min profil” och genomföra ett nytt test med samma arbetsgrupp vid ett senare tillfälle, vilket kan vara intressant om ni följa hur er kommunikation utvecklas. I framtiden vill Suntarbetsliv addera ytterligare funktionalitet till webbplatsen.

2. Genomför gruppenkät

Enkäten kan besvaras vid sittande möte om alla har tillgång till dator, läsplatta eller mobiltelefon. Er resultatsammanställning kan då visas direkt.
Ni kan även välja en valfri tidsperiod för att besvara enkäten och arbeta med resultaten vid ett senare tillfälle.
När du svarar ska du tänka på hur du upplever möteskvaliteten eller kommunikationsmönstret i den grupp som du tillhör. Minst fyra personer i gruppen ska svara för att ni ska få ett resultat.
Ni väljer i samråd, en lämplig tidpunkt att dela resultatet och när ni börjar arbeta med att utveckla er möteskvalitet eller ert kommunikationsmönster.

3. Ta vara på resultatet

Enkätadministratören tar fram era resultat och delar med gruppen.
Resultaten ägs och tolkas av er. Ni hittar stöd för det i verktyget. Detta är ert dialogunderlag för vidare kommunikationsutveckling.
Besluta hur och när ni vill arbeta vidare med er kommunikation.
I resultatsammanställningen får ni tips och vägledning kring hur resultaten kan tolkas.

4. Utveckla kommunikation

I Teori om balanserad kommunikation kan du lära dig om hela modellen eller om ett perspektiv åt gången. Se filmer, lyssna på podradio samt läs enklare och fördjupade texter.
I Teori om möten lär du mer om varför och hur grupper kan öka sina möjligheter att utveckla en god kommunikation vid möten.
I Utveckla era möten hittar du en bank av övningar för att träna på kommunikation. Träna under era ordinarie möten. Övningarna är enkla och tar inte så mycket tid. De frågor som ni pratar om under träningen är sådana som ni ändå har på mötesagendan. På köpet får ni belysa era verksamhetsfrågor, resultaten mm.
Fördela er träning över tid, låt det vara något som ni återkommer till då och då i samband med era ordinarie möten.
Bestäm tillsammans hur och när ni vill följa upp ert utvecklingsarbete.

5. Följ upp

Reflektera tillsammans över hur ni tycker att det har fungerat.
Kanske vill ni genomföra en ny enkät som uppföljning?

Hur tränar vi vår kommunikation på bästa sätt?

Använd övningarna i en grupp som träffas regelbundet. Det kan vara en arbetsgrupp, ledningsgrupp, arbetsplatsträff, samverkansgrupp, projektgrupp eller liknande.

Övningarna kan med fördel användas på gruppens vanliga frågeställningar eller de mötespunkter som gruppen ändå ska prata om, men tänk på att de förutsätter ett konkret samtalsämne. Bestäm att ni under en del av mötet använder tid till att diskutera frågeställningen ni valt. På det sättet kan ni utveckla samtalen kring kärnfrågor i verksamheten under tiden ni har arbetsmötet.

Det är viktigt att alla som deltar i mötet accepterar att ni använder övningarna och är beredda att ge uppgiften en chans. Det är också bra om ni planerar in tid för att reflektera över vad ni lärde er och hur det blev skillnad i samtalet.

När är det lämpligt att använda Bättre möten?

Bättre möten kan användas vid ordinarie möten när gruppen ska diskutera verksamhetsfrågor. Det är särskilt lämpligt när utvecklingsfrågor står på agendan. Observera att övningarna förutsätter ett konkret samtalsämne.

SA_PAMU_Illustration_08-01BE99

När är det inte lämpligt att använda Bättre möten?

Bättre möten ska inte användas som eller i samband med konflikthantering. Då är det bättre att ta in professionell hjälp.

Verktygets tester ska aldrig användas för att jämföra eller utvärdera grupper sinsemellan.

De är endast till för enskilda grupper som vill skapa underlag för sin egen utveckling med stöd och vägledning i Bättre möten.

SA_Illustration_11

Övriga frågor och svar

På flera ställen i verktyget förekommer en orange pil. Genom att klicka på dessa fäller du ut/in olika typer av fördjupningsmaterial. 

fordjupningspil

 

Längst upp till höger finns en meny som listar verktygets sex olika sidor.

meny

De mer omfattande sidorna är indelade i kapitel, och du kan hela tiden följa var du befinner dig med hjälp av en kapitelmeny. 

kapitelmeny

Bättre möten fungerar i Internet Explorer, Chrome, Firefox, och Safari. För en optimal upplevelse rekommenderas att ni använder den senaste versionen av er webbläsare.

För att höra ljudet i Bättre mötens filmer krävs en dator med högtalare. Om ni tittar på filmerna i grupp rekommenderas att ni använder en projektor med högtalare.

I Bättre möten finns podradio-avsnitt som en del av fördjupningsmaterialet. För att lyssna rekommenderas att du använder den senaste versionen av Internet Explorer (9), Chrome (4.0), Safari (4.0), eller Firefox (3.5).

Det går även att lyssna i äldre webbläsare men då krävs det att insticksprogrammet Flash finns installerat.

  • Upprätta mötesrutiner och regler i samråd med gruppen. Definiera vad som gäller före, under och efter mötet.
  • Förbered dig. Ta gärna hjälp av Exempel på förberedelser inför mötet.
  • Kliv tillbaka och låt de andra i gruppen få utrymme i dialogen ibland.
  • Kliv fram och håll i mötesformen, bidra med ditt perspektiv och kommunicera.
  • Bjud in och uppmuntra till dialog, så att alla i gruppen är aktiva, lyssnar och blir lyssnade till. Använd olika dialogformer.
  • Variera mellan att vara aktiv, passiv, lyssna och ställ frågor.
  • Fundera på om mötets syfte och form hänger ihop.
  • Variera mötet enligt Mötets pedagogik.
  • Kom förberedd. Bidra till agendan, följ mötesrutinerna, läs på i förväg och förbered dig på frågor som kräver det.
  • Var aktiv genom att bidra med ditt perspektiv, delta i dialogen och uppmuntra dina kollegor att göra detsamma.
  • Tänk på att alla är lika viktiga och bidrar till att uppnå mötets syften och mål.
  • Utforska genom att ställa frågor och följdfrågor, så att alla viktiga aspekter kommer fram.
  • Bjud in de som är tysta och hjälp varandra att komma till tals.
  • Ta initiativ till nya arbetssätt.

För att genomföra verktygets grupptester måste du först skapa ett konto. Har du redan ett konto loggar du in. Som inloggad kan du skapa en gruppenkät för testet och bjuda in kollegor. Det är du som lägger till eller tar bort e-postadresser till de som ska medverka. På ”Min sida” sparas sedan resultatet av de tester du administrerar. Som administratör kan du genomföra ett nytt test med samma arbetsgrupp vid ett senare tillfälle, vilket kan vara intressant om ni vill följa hur er möteskommunikation utvecklas.

Här kan du ladda ned och skriva ut en pdf som ger tips på hur ni kan jobba med enkäterna.

Bättre möten bygger på kunskaperna från ett forskningsprojekt om Balanserad Kommunikation i arbetsgrupper. Det var ett tvärvetenskapligt samarbete mellan organisationsforskare och forskare inom arbets- och miljömedicin vid Uppsala universitet. Inspirationen hämtades från en amerikansk studie, Losada & Heaphy (2004), som hade sammanställt sex parametrar som visade sig vara viktiga för effektiv kommunikation.

I den svenska studien anpassades modellen för svenska förhållanden och gjordes praktiskt användbar. Tolv lednings- och arbetsgrupper i kommuner och landsting medverkade. I projektet tränades, observerades och undersöktes effekter av att använda kommunikationsmodellen i praktiken. Dessutom undersöktes effekterna av förbättrad kommunikation och medarbetares hälsa samt psykosociala friskfaktorer.

  • Eva Vingård, professor vid Arbets- och miljömedicin, Uppsala universitet
  • Fredrik Molin, doktorand vid Företagsekonomiska institutionen, Uppsala universitet
  • Åsa Stöllman, leg psykolog och forskare inom Arbets- och miljömedicin, Uppsala universitet
  • Måns Waldenström, leg psykolog och senior forskare med inriktning på arbetsvetenskap, IPF
  • Erik Lampa, statistiker och doktorand, Arbets- och miljömedicin, Uppsala universitet

Projektledare för studien var Birgitta Södergren, docent och forskningsledare, Institutet för Personal- och företagsutveckling (IPF) vid Uppsala universitet.

Från IPF deltog även Gunnar Hede, pedagog och senior utredare, som bidragit med framtagning av kommunikationsenkät samt Niklas Lundblad och Pär Cederholm. Båda är pedagoger och verksamma som ledarutvecklingsansvarig på SLU respektive kompetensstrateg på UU, som bidragit med stöd i kommunikationsträning.

Suntarbetsliv som utvecklat Bättre möten drivs av de fackliga organisationerna i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting samt Pacta.

Suntarbetsliv arbetar för att ge chefer eller skyddsombud inom kommun- och landstingssektorn kunskaper och verktyg för att skapa hållbara arbetsvillkor och god hälsa i arbetslivet. Det gör vi genom att samla in och förmedla kunskaper om förebyggande, hälsofrämjande och rehabiliterande insatser.

vår webbplats hittar du bland annat:
- konkreta verktyg som stöd i ditt arbete för en frisk arbetsplats
- artiklar från arbetsplatser inom kommuner, landsting, regioner och Pactabolag
- forskning i form av artiklar och rapporter med undersökningar och resultat

Suntarbetslivs verksamhet är en del AFA Försäkrings förebyggande arbete med att minska och förebygga arbetsskador och sjukfrånvaro.

Bättre möten är väl förankrat hos arbetsmarknadens parter inom kommuner, landsting, regioner och Pactaföretag. Teori, tester och övningar bygger på forskning som bedrivits i arbetsgrupper inom kommuner och landsting. Forskarna har även deltagit i arbetet med utvecklingen av verktyget tillsammans med Suntarbetsliv. Dessutom har användare medverkat.